Mise en place Open WebUI – instance IA privée

Cette prestation permet de mettre en place une instance Open WebUI opérationnelle afin de proposer à vos utilisateurs une interface IA privée, administrable et connectée à un modèle local ou à une API fournisseur.

• Format : prestation de mise en place packagée
• Tarif : 1 490 € HT / 1 788 € TTC
• Périmètre : 1 instance Open WebUI, 1 serveur ou VPS compatible, 1 fournisseur ou moteur IA connecté
• Livrables : instance opérationnelle, configuration initiale, documentation courte, recommandations de sécurité et d’exploitation
• Cadre : installation standard, sans développement spécifique ni maintenance récurrente incluse

Objectif

Mettre à disposition une interface IA privée et maîtrisée pour centraliser les usages LLM de votre structure : discussions avec modèles, accès à des modèles locaux ou distants, premières bases documentaires, gestion des utilisateurs et configuration initiale.

L’objectif est d’éviter les installations dispersées, les clés API partagées sans contrôle, les tests non documentés et les usages IA difficiles à encadrer. Cette prestation fournit une base propre pour démarrer avec Open WebUI dans un cadre plus lisible, plus sécurisé et plus maintenable.

Pour qui ?

• TPE, PME, associations, indépendants ou équipes techniques qui veulent tester ou déployer une interface IA auto-hébergée.
• Structures qui veulent connecter une interface unique à un modèle local, à Ollama ou à une API fournisseur compatible.
• Organisations qui souhaitent expérimenter un assistant documentaire simple avant de lancer un projet RAG métier plus complet.
• Équipes qui veulent mieux contrôler les accès, les modèles disponibles, les usages et les clés API.
• Clients qui disposent déjà d’un serveur Linux ou VPS et souhaitent une mise en place propre plutôt qu’une installation improvisée.

Périmètre standard

• Installation d’1 instance Open WebUI.
• Déploiement standard sur un serveur Linux ou VPS compatible.
• Configuration de base : URL, compte administrateur, paramètres principaux, persistance des données et redémarrage automatique.
• Connexion à 1 fournisseur ou moteur IA : par exemple Ollama local, serveur compatible OpenAI ou API fournisseur fournie par le client.
• Configuration jusqu’à 5 comptes utilisateurs ou 1 groupe initial.
• Ajout d’une première base documentaire de test, dans un périmètre limité.
• Vérification de fonctionnement : connexion, chat, modèle sélectionné, upload documentaire simple et premiers tests.
• Documentation courte de prise en main et recommandations d’exploitation.

Fonctionnalités configurées

• Interface de chat Open WebUI accessible aux utilisateurs autorisés.
• Connexion à un modèle local ou à une API de modèle compatible.
• Compte administrateur initial.
• Paramétrage de base des utilisateurs et droits simples.
• Configuration initiale d’une base documentaire de test si le besoin RAG est retenu.
• Vérification des paramètres essentiels : persistance, secret applicatif, redémarrage, sauvegarde technique et accès.

Architecture & choix techniques

• Choix du mode de déploiement selon votre contexte : serveur Linux, VPS, machine interne ou infrastructure existante.
• Déploiement Docker / Docker Compose privilégié pour faciliter la maintenance et les mises à jour.
• Configuration d’un accès HTTP(S) selon les prérequis disponibles : domaine, DNS, reverse proxy et certificat.
• Connexion à un moteur local ou distant selon vos objectifs : confidentialité, coût, performance, latence et budget.
• Recommandations sur les limites de l’installation standard et les options à prévoir pour un usage plus critique.

Données, confidentialité & sécurité

• Les clés API et accès fournisseurs restent sous la responsabilité du client.
• Les accès demandés sont limités au strict nécessaire pour installer, configurer et tester l’instance.
• La configuration vise une base saine : secret applicatif persistant, volume de données persistant, accès administrateur, sauvegarde technique et restrictions d’accès de base.
• Les documents de test utilisés pour valider le fonctionnement doivent être non sensibles ou validés par le client.
• Les usages impliquant des données sensibles, personnelles, réglementées ou confidentielles nécessitent un cadrage complémentaire.

Base documentaire / RAG simple

• Mise en place d’un test documentaire simple pour valider le fonctionnement de la fonctionnalité de connaissance / RAG.
• Ajout d’un petit corpus fourni par le client : par exemple quelques documents PDF, textes ou notes internes non sensibles.
• Test de questions-réponses sur ce corpus pour vérifier que l’instance est fonctionnelle.
• Recommandations pour passer d’un test documentaire à un vrai RAG métier : préparation des sources, découpage, droits d’accès, qualité documentaire, tests et garde-fous.

Livrables

• Instance Open WebUI installée et accessible selon le périmètre validé.
• Compte administrateur initial configuré.
• Connexion à 1 fournisseur ou moteur IA validée.
• Base documentaire de test configurée si retenue au cadrage.
• Note de synthèse courte : accès, architecture, paramètres clés, sauvegarde, limites et recommandations.
• Documentation de prise en main pour l’administrateur ou le référent client.
• Liste des actions restantes ou options recommandées pour aller plus loin.

Déroulé / Comment ça se passe

1. Vous commandez la prestation ou prenez contact si le périmètre doit être validé avant achat.
2. Un échange de cadrage confirme le serveur, le domaine, le mode d’accès, le fournisseur IA, les utilisateurs et les contraintes de sécurité.
3. Les prérequis techniques sont vérifiés : accès serveur, DNS, ports, sauvegarde, clé API ou moteur local.
4. L’instance Open WebUI est installée et configurée.
5. Le fournisseur ou moteur IA est connecté et testé.
6. Les comptes utilisateurs initiaux et les paramètres de base sont configurés.
7. Un test documentaire simple est réalisé si prévu.
8. La documentation et les recommandations sont transmises au client.

Délais & disponibilité

• Intervention planifiée sur rendez-vous.
• Délai habituel : sous 5 à 15 jours ouvrés selon disponibilité et prérequis techniques.
• La prestation se déroule à distance par défaut.
• La mise en place peut généralement être réalisée en 1 à 2 journées selon l’état du serveur, les accès, le DNS et la complexité du fournisseur connecté.
• Un délai supplémentaire peut être nécessaire si le serveur, le domaine, les accès ou les prérequis ne sont pas prêts.

Facturation, engagement & évolution du périmètre

• Prix standard : 1 490 € HT / 1 788 € TTC.
• Le prix couvre la mise en place initiale dans le périmètre standard.
• La maintenance, les mises à jour récurrentes, l’hébergement, la supervision, les coûts API, les abonnements fournisseurs et le matériel ne sont pas inclus par défaut.
• Les extensions de périmètre sont traitées sur devis : RAG métier, SSO, LDAP/OIDC, GPU, serveur IA local, MCP, OpenAPI, pipelines, intégrations métiers, marque blanche ou haute disponibilité.

Pré-requis côté client

• Un serveur Linux, VPS ou environnement compatible, avec ressources adaptées au besoin.
• Accès administrateur ou sudo au serveur.
• Nom de domaine ou sous-domaine si l’instance doit être accessible proprement en HTTPS.
• Accès DNS si un domaine doit être configuré.
• Clé API fournisseur ou accès à un moteur local si l’instance doit être connectée à un modèle spécifique.
• Liste des utilisateurs initiaux ou du référent administrateur.
• Documents de test non sensibles si une base documentaire de démonstration doit être configurée.

Confidentialité, données personnelles & sous-traitants

• Les informations transmises sont utilisées uniquement pour le cadrage, l’installation, les tests et la documentation de la prestation.
• Les clés API et secrets doivent être transmis par un canal adapté ou saisis par le client lorsque cela est préférable.
• Les documents de test doivent être validés par le client avant intégration.
• Lorsque des fournisseurs externes sont utilisés, leurs conditions, coûts, lieux de traitement et règles de conservation relèvent du fournisseur concerné et doivent être validés par le client.
• Les notes de travail sont conservées uniquement le temps nécessaire à la prestation, puis supprimées sauf demande contraire ou contrainte particulière.

Limites / Hors périmètre

• Cette prestation ne comprend pas l’achat, la location ou l’administration complète du serveur.
• Cette prestation ne comprend pas les coûts d’API, abonnements, crédits fournisseurs, modèles commerciaux ou licences tierces.
• Cette prestation ne comprend pas la mise en place d’un serveur GPU ou le dimensionnement complet d’une infrastructure IA locale.
• Cette prestation ne comprend pas un RAG métier complet, la préparation d’un corpus documentaire volumineux ni la gouvernance documentaire avancée.
• Cette prestation ne comprend pas de fine-tuning, d’entraînement de modèle ou de développement de modèle custom.
• Cette prestation ne comprend pas la maintenance récurrente, les mises à jour continues, la supervision ou l’astreinte.
• Cette prestation ne garantit pas la qualité, l’exactitude ou la sécurité des réponses générées par les modèles utilisés.
• Cette prestation ne constitue pas une mise en conformité RGPD, ISO 27001, NIS2 ou autre référentiel sans cadrage spécifique.
• La suppression ou modification du branding Open WebUI n’est pas incluse par défaut et doit respecter les conditions de licence applicables.

Besoin d’un RAG métier ou d’un chatbot documentaire complet ?

Cette offre permet de mettre en place une instance Open WebUI et de valider un premier usage documentaire simple. Si votre objectif est de créer un assistant métier connecté à un corpus important, avec droits d’accès, qualité documentaire, tests, prompts, garde-fous et intégration dans vos outils, une prestation IA sur mesure est plus adaptée.

• IA & automatisation – cadrage, intégration et déploiement sur mesure

Besoin d’un serveur Linux sécurisé ?

Open WebUI doit s’appuyer sur un environnement serveur correctement maintenu : mises à jour, accès, pare-feu, sauvegardes et configuration de base. Si le serveur existe déjà mais doit être renforcé, une prestation de durcissement Linux peut compléter la mise en place.

• Sécurité & durcissement Linux

Besoin d’hébergement ou d’une suite collaborative ?

Si votre projet IA doit s’intégrer à un environnement collaboratif, documentaire ou métier plus large, Smart Connection peut être étudié en complément pour structurer les usages, les accès et l’hébergement de vos services numériques.

• Smart Connection – suite collaborative libre et souveraine

Aller plus loin

• IA & automatisation – cadrage, intégration et déploiement sur mesure
• Sécurité & durcissement Linux
• Smart Connection – suite collaborative libre et souveraine
• Audit Flash Cybersécurité – TPE/PME (1 à 20 postes)

FAQ

Open WebUI est-il un modèle d’IA ?

Non. Open WebUI est une interface et une plateforme permettant d’utiliser des modèles IA. Il doit être connecté à un moteur local, à un serveur compatible ou à une API fournisseur.

Faut-il forcément un serveur IA local ?

Non. L’instance peut être connectée à une API fournisseur ou à un moteur local selon vos objectifs de confidentialité, de coût, de performance et de maintenance.

Ollama est-il inclus ?

La connexion à Ollama peut être incluse si Ollama est déjà disponible ou si son installation reste simple dans le périmètre standard. Une installation IA locale plus complète, avec choix de modèles, GPU ou optimisation de performance, relève d’un devis spécifique.

Peut-on connecter OpenAI, Mistral, Anthropic ou un autre fournisseur ?

Oui, si le fournisseur dispose d’une API compatible avec le besoin et si le client fournit les accès nécessaires. Les coûts d’API et conditions du fournisseur restent à la charge du client.

Le RAG est-il inclus ?

Un test documentaire simple peut être inclus pour valider le fonctionnement. Un vrai RAG métier avec corpus volumineux, préparation documentaire, droits d’accès, tests qualité et garde-fous doit être cadré séparément.

L’instance est-elle prête pour une production critique ?

Non, pas par défaut. Cette offre fournit une mise en place propre pour démarrer. Les besoins critiques : haute disponibilité, sauvegardes avancées, supervision, SSO, conformité, cloisonnement ou audit de sécurité nécessitent un cadrage spécifique.

La maintenance est-elle incluse ?

Non. La prestation couvre la mise en place initiale. La maintenance, les mises à jour, la supervision, la sauvegarde récurrente et le support peuvent faire l’objet d’une offre séparée.

Peut-on personnaliser l’interface ou retirer le branding Open WebUI ?

Pas dans le périmètre standard. Toute modification du branding doit respecter les conditions de licence applicables. Une personnalisation avancée ou une marque blanche doit être cadrée séparément.

Est-ce que les données restent chez nous ?

Cela dépend du mode de déploiement et des fournisseurs connectés. Une instance auto-hébergée permet de maîtriser une partie de l’infrastructure, mais les requêtes envoyées à une API externe suivent les conditions du fournisseur concerné.

Quels éléments dois-je préparer avant la prestation ?

Préparez le serveur, les accès administrateur, le domaine ou sous-domaine souhaité, les accès DNS si nécessaire, la clé API ou le moteur IA à connecter, la liste des utilisateurs initiaux et quelques documents de test non sensibles si un test documentaire est prévu.